In durchschnittlich fünf Minuten vom Parkschein bis zum doppelseitigen Beleg alles scannen, was für die Buchhaltung nötig ist? Papierkrieg und Aktenberge vermeiden, aber jeden Beleg mit einem Klick zur Verfügung haben? Die Kanzlei von Katharina Haag in Schwäbisch Gmünd-Zimmern macht dies mit ihrem neuen Scanner SASUKE möglich.

„Ich möchte eine digitale Kanzlei schaffen, die ressourcenschonend arbeitet und den Mandanten Zeit spart, die sie sinnvoller in ihre Geschäftsaktivitäten investieren können. Dabei bleibe ich transparent und jeder Arbeitsschritt ist problemlos nachvollziehbar“, sagt die junge Steuerberaterin. Ihr neuer Scanner SASUKE stellt dafür einen entscheidenden Fortschritt dar.

Mandanten, die den Service bereits nutzen, kommen gerne rasch vor oder nach dem Geschäft vorbei. Im Besprechungsraum können sie ungestört ihre ungehefteten und ungetackerten Belege scannen, behalten so ihre Originale noch zur Hand. Mit Hilfe eines Fragebogens notieren sie eventuelle Änderungen zu früheren Sachverhalten. Neue Mandanten beantworten darin typische Eckdaten, wie zum Beispiel zu Vermietung und Verpachtung. Für Rückfragen oder Beratungsbedarf steht ein Freifeld zur Verfügung. Eine eigens erarbeitete Anleitung führt durch den Prozess. Alternativ ist die Erfassung auch direkt im Beratungsgespräch möglich, da der Scanner sehr schnell arbeitet.

Die Belege werden in einer definierten Ablagestruktur gespeichert und in der Buchhaltung beziehungsweise Einkommensteuererklärung digital mit dem passenden Vorgang verknüpft. So sind sie jederzeit garantiert auffindbar, falls das Finanzamt oder die Mandanten nachfragen. Auch für Betriebsprüfungen vereinfacht sich die Auffindbarkeit gegenüber dem üblichen Ordner wälzen. „Viele Anfragen sind schnell zu beantworten. Aber jetzt müssen wir nichts mehr ausdrucken, können die Unterlagen direkt heraussuchen, mailen oder faxen.

Und wenn wir einen Beleg nicht verwenden, fällt die Begründung gegenüber den Mandanten deutlich einfacher“, erklärt die innovative Dienstleisterin.

Katharina Haag weiß, dass die Umstellung für die Mandanten eine Sache der Gewöhnung ist. Normalerweise dauert es circa zwei Wochen, bis sich die neue Vorgehensweise mit dem Scanner SASUKE eingeschliffen hat. Doch wenn die Einkommensteuererklärung mit Hilfe von ADDISON OneClick erstmals digital der Mandantschaft bereitgestellt wird, ist das Verständnis für die Arbeitserleichterung auf beiden Seiten umso höher. „Routinen produzieren weniger Fehler. Ich plane für die Zukunft die DIN-Norm Zertifizierung meiner Kanzlei. Zudem prüfen wir das rechtssichere belegersetzende Scannen. Toll wäre, wenn jetzt auch noch das Finanzamt mitmachen und die Digitalisierung akzeptieren würde“, wünscht sich Haag